Pelaporan temuan pemeriksaan memainkan peran penting dalam menjaga tata kelola keuangan SPPG. Dengan laporan yang jelas pengurus dapat melihat masalah secara cepat dan mengambil langkah perbaikan yang tepat. Selain itu proses pelaporan yang baik memperkuat akuntabilitas dan meningkatkan kepercayaan pemangku kepentingan.
Mengapa pelaporan temuan penting
Pertama pelaporan membantu mengungkap kelemahan prosedur dan kesalahan pencatatan. Selanjutnya laporan memberi dasar bagi pengambilan keputusan yang berbasis bukti sehingga pengurus tidak bertindak berdasarkan asumsi. Dengan demikian sekolah dapat mencegah penyalahgunaan dana dan memperbaiki praktik pengelolaan secara berkelanjutan.
Struktur laporan yang efektif
Mulailah laporan dengan ringkasan eksekutif yang singkat dan padat. Setelah itu uraikan temuan per area seperti kas harian penerimaan sumbangan dan pengeluaran kegiatan. Selanjutnya cantumkan bukti pendukung penilaian risiko dan rekomendasi tindakan. Akhiri dengan daftar penanggung jawab dan jadwal pelaksanaan sehingga pembaca tahu langkah berikutnya.
Proses verifikasi bukti
Tim pemeriksa harus mengumpulkan dokumen seperti kuitansi nota dan laporan bank lalu memverifikasi kesesuaian antara dokumen dan catatan buku kas. Selain itu lakukan pemeriksaan silang dan rekonsiliasi untuk memastikan tidak ada transaksi yang terlewat. Jika bukti tidak lengkap tim mencatat kekurangan dan merekomendasikan perbaikan dokumentasi.
Menyusun rekomendasi yang dapat dilaksanakan
Rekomendasi harus spesifik praktis dan terukur. Misalnya perbaiki prosedur pencatatan tetapkan nomor referensi untuk setiap transaksi atau tingkatkan frekuensi rekonsiliasi. Selanjutnya tetapkan penanggung jawab dan tenggat waktu untuk setiap rekomendasi agar tindak lanjut berjalan terukur.
Mekanisme tindak lanjut dan monitoring
Setelah laporan diserahkan pengurus menetapkan rencana tindak lanjut yang memuat langkah langkah prioritas. Selanjutnya lakukan monitoring berkala untuk menilai progres dan efektivitas perbaikan. Selain itu adakan evaluasi ulang setelah tindakan selesai untuk memastikan masalah tidak berulang.
Komunikasi dan keterbukaan
Sampaikan hasil pemeriksaan pada rapat pengurus dan komite sekolah secara terbuka dan profesional. Selain itu informasikan langkah perbaikan kepada staf terkait agar perubahan prosedur diterapkan secara konsisten. Dengan komunikasi yang baik seluruh pihak memahami tujuan perbaikan dan berkontribusi pada pelaksanaan.
Dokumentasi dan arsip
Arsipkan laporan temuan bukti pendukung dan catatan tindak lanjut secara rapi. Selanjutnya simpan arsip dalam format yang mudah diakses untuk keperluan audit internal dan eksternal. Dengan dokumentasi yang lengkap auditor dapat menilai proses dengan cepat dan pengurus dapat menunjukkan bukti perbaikan.
Penutup dan lokasi pelatihan
Pelaporan temuan pemeriksaan yang sistematis dan tindak lanjut yang tegas memperkuat pengelolaan keuangan SPPG serta meningkatkan kepercayaan pemangku kepentingan. Untuk pendalaman praktik dan studi kasus ikuti pelatihan di Kampus Polindo Madiun, Jl Setia Budi No. 60 Mojorejo, Kec. Taman, Kota Madiun, Jawa Timur 63139.
