Prosedur pencatatan dan verifikasi transaksi SPPG memastikan setiap penerimaan dan pengeluaran tercatat akurat dan dapat dipertanggungjawabkan. Selain itu prosedur yang jelas mempercepat rekonsiliasi dan mengurangi risiko penyalahgunaan dana. Artikel ini memaparkan langkah praktis yang mudah diikuti oleh bendahara verifikator dan pengurus.
Prinsip dan pembagian peran
Organisasi harus menerapkan pemisahan tugas sehingga satu orang tidak menguasai seluruh proses transaksi. Bendahara mencatat transaksi dan menyiapkan bukti, sedangkan verifikator menelaah kelengkapan dan kesesuaian dokumen. Selanjutnya komite keuangan meninjau laporan akhir sebelum pengesahan. Dengan pembagian peran yang tegas organisasi meningkatkan akuntabilitas dan mengurangi konflik kepentingan.
Prosedur pencatatan transaksi
Setiap transaksi dimulai dari bukti sumber seperti kwitansi nota atau bukti transfer. Bendahara segera memasukkan data ke sistem setelah menerima bukti sehingga catatan tetap mutakhir. Sistem meminta referensi unik dan tanggal transaksi untuk memudahkan pencarian dan pencocokan. Selain itu penggunaan impor mutasi bank mengurangi entri manual sehingga tim dapat fokus pada verifikasi dan penyelesaian pengecualian.
Verifikasi dan otorisasi
Verifikator menelaah bukti dan membandingkan jumlah dengan dokumen sumber untuk memastikan kecocokan. Setelah verifikator menyetujui entri pengurus yang berwenang memberikan otorisasi akhir sesuai batas pengeluaran yang berlaku. Dengan demikian organisasi menerapkan kontrol berlapis yang menahan transaksi tidak sah dan memperkuat proses persetujuan.
Rekonsiliasi dan penanganan pengecualian
Tim melakukan rekonsiliasi antara catatan kas dan mutasi bank secara rutin untuk menemukan selisih lebih awal. Ketika tim menemukan pengecualian mereka menelusuri sumber selisih, mencari bukti tambahan, dan melakukan koreksi jurnal yang terdokumentasi. Dengan menindaklanjuti pengecualian secara cepat organisasi mencegah akumulasi masalah dan mempercepat penyusunan laporan periodik.
Dokumentasi audit trail dan keamanan data
Sistem menyimpan bukti pembayaran dalam format digital yang mudah diakses dan merekam setiap perubahan melalui audit trail yang menunjukkan siapa melakukan tindakan dan kapan. Selain itu tim IT menerapkan kontrol akses berbasis peran, enkripsi data, dan backup otomatis untuk menjaga kerahasiaan serta ketersediaan informasi. Tim juga menguji pemulihan data secara berkala sehingga mereka siap menghadapi gangguan.
Pelatihan dan kepatuhan operasional
Manajemen menyelenggarakan pelatihan praktis bagi bendahara verifikator dan pengurus untuk memastikan kepatuhan terhadap prosedur baru. Pelatihan mencakup simulasi rekonsiliasi penanganan pengecualian dan penggunaan fitur sistem seperti impor mutasi dan lampiran bukti. Selanjutnya manajemen mengumpulkan umpan balik pengguna untuk menyempurnakan alur kerja dan dokumentasi.
Penutup dan lokasi pelatihan
Prosedur pencatatan yang terstruktur dan verifikasi yang konsisten meningkatkan transparansi serta mempermudah audit dan pelaporan SPPG. Untuk pelatihan langsung dan studi kasus praktis kunjungi Kampus Polindo Madiun, Jl. Setia Budi No. 60, Mojorejo, Kec. Taman, Kota Madiun, Jawa Timur 63139.
