Sistem pengendalian internal keuangan SPPG bertujuan memastikan pengelolaan dana berjalan efektif, efisien, dan akuntabel. Dengan sistem yang jelas sekolah dapat mencegah penyalahgunaan, mempercepat rekonsiliasi, dan memudahkan proses audit. Artikel ini menyajikan kerangka, prosedur operasional, serta langkah implementasi yang praktis untuk diterapkan di lingkungan sekolah.
Tujuan Sistem
Sistem ini memiliki tujuan utama:
- Melindungi aset sekolah melalui kontrol akses dan dokumentasi.
- Menjamin keandalan laporan keuangan dengan pencatatan yang konsisten.
- Meningkatkan kepatuhan terhadap kebijakan dan batas otorisasi.
- Memfasilitasi audit dengan audit trail dan bukti pendukung yang lengkap.
Ruang Lingkup
Kerangka mencakup seluruh aktivitas keuangan SPPG: penerimaan, penyimpanan, pengeluaran, pencatatan, rekonsiliasi, dan pelaporan. Selain itu sistem melibatkan peran bendahara, verifikator, pengurus, dan komite pengawas. Ruang lingkup juga mencakup integrasi sistem informasi keuangan dan prosedur backup data.
Elemen Utama Pengendalian Internal
Sistem harus mengandung lima elemen inti:
- Lingkungan pengendalian: komitmen pimpinan terhadap integritas dan etika.
- Penilaian risiko: identifikasi dan prioritas risiko keuangan.
- Kegiatan pengendalian: otorisasi, pemisahan tugas, dan validasi entri.
- Informasi dan komunikasi: dokumentasi bukti dan pelaporan berkala.
- Pemantauan: audit internal dan evaluasi berkala untuk perbaikan.
Prosedur Operasional Rinci
- Penerimaan dana
- Catat setiap penerimaan dengan bukti sumber; lampirkan bukti digital.
- Simpan bukti dalam folder terstruktur dan beri referensi unik.
- Pencatatan dan verifikasi
- Bendahara memasukkan transaksi ke sistem segera setelah bukti diterima.
- Verifikator memeriksa kelengkapan bukti dan kecocokan jumlah sebelum otorisasi.
- Otorisasi pengeluaran
- Tetapkan batas otorisasi tertulis; tanda tangan atau persetujuan elektronik wajib.
- Gunakan pemisahan tugas sehingga pencatat tidak dapat mengotorisasi sendiri.
- Rekonsiliasi bank
- Lakukan rekonsiliasi minimal bulanan; catat dan selesaikan selisih dalam 7 hari kerja.
- Dokumentasikan koreksi jurnal dan lampirkan bukti pendukung.
- Penyimpanan dan audit trail
- Simpan bukti digital selama minimal 5 tahun; aktifkan audit trail untuk semua perubahan.
- Catat siapa, kapan, dan alasan perubahan data.
Kontrol Teknologi dan Keamanan Data
Terapkan kontrol akses berbasis peran, autentikasi dua faktor, dan enkripsi data saat penyimpanan serta transmisi. Selain itu jalankan backup otomatis dan uji pemulihan data secara berkala. Dengan demikian sekolah menjaga kerahasiaan dan ketersediaan informasi keuangan.
Monitoring dan Evaluasi Berkala
Manajemen harus menetapkan indikator kinerja seperti waktu rekonsiliasi, jumlah pengecualian, dan persentase entri lengkap. Selanjutnya lakukan audit internal triwulanan dan audit eksternal sesuai kebutuhan. Gunakan temuan audit untuk menyusun rencana tindakan korektif dan pantau pelaksanaannya hingga tuntas.
Pelatihan dan Budaya Kepatuhan
Selenggarakan pelatihan rutin bagi bendahara, verifikator, dan pengurus tentang prosedur, penggunaan sistem, dan etika keuangan. Selain itu lakukan simulasi rekonsiliasi dan studi kasus untuk memperkuat keterampilan praktis. Dorong budaya pelaporan terbuka sehingga staf berani melaporkan anomali tanpa takut sanksi yang tidak proporsional.
Penutup dan Lokasi Pelatihan
Sistem pengendalian internal yang terstruktur meningkatkan keandalan laporan keuangan SPPG dan memperkuat kepercayaan pemangku kepentingan. Untuk pelatihan langsung dan studi kasus praktis kunjungi Kampus Polindo Madiun, Jl. Setia Budi No. 60, Mojorejo, Kec. Taman, Kota Madiun, Jawa Timur 63139.
